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这些问题不解决,企业真的能安全高效的远程办公吗?

发布时间:2020/03/02 浏览次数:

新冠肺炎疫情防控期间可以说是我国数字化时代最大规模的一次集体远程办公。对于IT互联网企业来说,远程办公并不陌生,但对于传统行业来说,远程办公面临着诸多问题及系列隐私数据安全隐患。
 
不管是远程办公还是传统的办公楼集群式办公都是基于人与人之间的沟通、基于文档获取与协作完成的。对于传统企业来说,远程办公难度更大,它对企业内部及内外部的沟通效率、文件快速获取能力、文档安全性的要求更加高。

 
本次疫情或将进一步加快线上办公对传统办公模式的替代,它让许多不愿改变的企业主动接受线上办公,当然也暴露出诸多问题。今天,我们就围绕上述的三大核心问题进行探讨,企业到底该如何应对? InfoShare又可以做些什么?
 

这三大问题是疫情期间购买乐虎国际官方网下载InfoShare的客户们面临的痛点,也是当下多数企业普遍面临的问题。
 
企业内部及内外部沟通问题
 
企业内部及内外部的沟通问题牵动着文件获取速度及办公安全性的方方面面,可衍生出诸多问题。
当下,许多传统企业仍旧使用QQ、微信等聊天工具来传输文件,认为上手即用,不需培训,简单方便,实则百弊丛生。
1】通过聊天工具传输资料,不仅有文件大小限制,且一旦过期就被清理掉,易导致重要文件丢失。
2】修改文件版本众多,且多次传递,无法有效沉淀最终价值,效率也大大降低。
3】内外部沟通困难,效率低。通过各软件外发文件需添加好友或需客户下载软件,通过邮件则无法确保外发文件的安全性,特别是方案规划、方案报价等文件。
 
针对这些问题,乐虎国际官方网下载InfoShare的消息通知、评论留言、外链共享、在线编辑、文件锁定、本地同步、历史版本、在线审批、临时用户组、回收站等功能可共同作用,打破沟通壁垒。且乐虎国际官方网下载InfoShare价格实惠,一经购买,所有功能同步开放。
 
 
让沟通更高效
 
1消息通知、评论留言、外链共享
 
InfoShare可实时推送消息通知,包括账户变更、文档评论、评论回复、文件共享等,消息处理方便快捷。而外链共享可便捷连接外部用户,实现内容文档安全便捷共享给非InfoShare注册用户。外链共享支持以外链地址、二维码分享形式,可灵活设置共享失效时间,访问密码,访问权限。

以上功能可以直接解决内外部的许多沟通问题。以下功能与“沟通”并不直接挂钩,但可以减少文件的传输需求及衍生出来的沟通需求,提高文件安全性的同时节约时间成本,从根源上提高办公效率。
 
2在线编辑、文件锁定、本地同步
 
InfoShare支持Windows客户端在线编辑,可解决同一文件多次编辑,版本众多的情况,降低出错率,有效沉淀价值信息。且编辑中的文件支持独占锁定,当员工想要对文件进行在线编辑时,可主动锁定文件,此时其他用户将以只读模式打开文件,避免数据丢失。本地同步功能则自动将改动内容上传至云端,确保其他成员查看文件时最新版本,支持双向同步、单向上传、单向下载。
 
3历史版本功能
 
即使用户的文件不是在线编辑修改,InfoShare的历史版本功能也可很好解决多版本存储问题。它可对每个文件的修改版本进行精准的定位和过程管理,基于历史版本管理,大大降低本地一个文件多个版本的保存、搜索问题,还可根据实际需要随时恢复到历史版本文件。
 
4在线审批
 
在线批功能支持文件在线发起审批,在线预览,在线查看审批进展与结果,全程审批可视化,审批过程安全。对于疫情期间,审批需求较多的用户来说,简单安全。
 
5临时用户组
 
针对临时性的文档共享需求,可随创建临时用户组,临时用户组同样可对单个用户与文档设置权限。
 
6回收站功能
 
提供文档回收站功能,可回收被删除文件。回收站功能与Windows的回收站类似,文档删除后自动移动至回收站中存放,可手动清空或者恢复指定文件。也可设置回收站文件保留时间,超出时间自动清空,释放空间。
 
误删的文件不需要同事或外部人员再次提供,也避免完全丢失、无法找回的情况。
 
 
文件快速获取问题
 
文件获取的速度直接影响工作进度与效率。
本次疫情导致许多企业无法正常复工,只能远程办公,然而文件无法获取,使得企业连远程办公都举步维艰。对于这类用户,乐虎国际官方网下载的建议是从现在开始搭建自己的文件库,将文件统一管理,统一存储,并且要选择支持云存储的办公产品,以便文件快速获取,轻松实现移动办公、协同办公。

针对这一问题,InfoShare的资源库搭建、文件便捷共享、在线预览、上传&下载极速、SaaS版本、手机APP、外链共享等功能可有效解决。
 
文件获取更简单
 
1资源库搭建、文件便捷共享
 
基于开放云架构,InfoShare可将分散在员工手上的文件集中统一管理,打造公共资源库。文件支持按照使用场景分类管理,分为部门文件、个人文件、共享文件,不仅方便文件的可视化管理,还可节约文档查找、分享时间,共享方便。
 
2在线预览、上传&下载极速
 
InfoShare支持主流文件格式,如Word、PPT、Excel、TXT、PDF、图片、CAD等在线预览,无需下载即可查看,快速或许相关信息。上传下载更是极速,没有VIP以及普通用户区分,只需购买账号即可,也不存在后期付费提速或购买更多服务的情况。
 
3SaaS版本、手机APP、外链共享
 
InfoShare不仅支持本地部署,还可选择订阅的方式购买SaaS服务。除此之外,它支持安卓、iOS手机客户端,可在手机上进行便捷操作,处理文件。外链共享则方便内部及内外部文件分享。
 
 
安全问题
 
安全问题是企业移动办公的一大痛点。如设计方案、方案报价、财务表这类重要文件,如何在企业内部安全传递是个问题,内外部传输更需谨慎。
 
对此,InfoShare的权限体系、自定义水印、文件传输加密、沙箱杀毒、日志系统、账号登陆安全设置、回收站、文件历史版本等功能可有效解决。
 
保障文件安全
 
1账号登录安全管理
 
为了防止非法登录,超级管理员可设置平台用户密码复杂度、保持登录时间、密码错误尝试次数、密码长度、密码字符要求,保证用户的登录安全性。
 
2自定义水印
 
预览水印功能支持客户定制水印,如公司logo等样式,开启水印之后,任何用户打开预览文件时即可看到水印内容。支持除音视频、GIF外的所有可预览文档添加水印。
 
3权限体系
 
权限体系包括三级用户划分及七级权限控制。用户权限级别分为超级管理员、部门管理员、部门成员。七级权限控制包括查看、下载、上传、新建、修改、删除、全部拒绝,可单独设置文件权限,文档管控安全灵活。
 
4文件传输加密
 
InfoShare提供全文件使用全过程数据保护,文件加密存储、加密传输,确保数据安全。
 
5沙箱杀毒
 
支持对上传文件进行沙箱杀毒处理,对于危险文件自动隔离。
 
6日志系统
 
日志类型包含运行日志、警告日志,支持日志搜索功能,用户可通过相应搜索条件快速定位相应日志。
 
7历史版本、回收站功能
 
历史版本功能可大大降低本地一个文件多个版本的保存、搜索问题,根据实际需要可随时恢复到历史版本文件。回收站则可防止文件误删,有效保障数据安全。
 
 
后续,我们将按照行业案例的形式进行InfoShare深度分享,看看它在不同应用场景下是如何发挥作用的。
 
 
 

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